Receptionist virtuale con IA per studi legali

Un solo numero, cinque tipi diversi di chi chiama

Il numero principale di uno studio riceve potenziali clienti, clienti esistenti su pratiche aperte, controparti legali, ufficiali giudiziari, personale del tribunale e una rotazione costante di fornitori che vendono software di gestione documentale. Un receptionist li distingue in due frasi. Una segreteria telefonica no, ed è per questo che la casella condivisa si riempie di messaggi di cui nessuno si prende carico.

handlo fa per prima la domanda che chiarisce tutto — nuova pratica, pratica esistente, o altro — e tutto il resto segue da quella risposta. Le nuove pratiche ricevono l'instradamento per area di competenza e i nomi per il controllo dei conflitti. Le pratiche aperte ricevono il riferimento della pratica e il contenuto del messaggio. I fornitori ricevono solo un messaggio preso, senza ulteriore attenzione.

Cosa chiedono gli studi prima di instradare il numero principale

• "A chi chiama viene detto che sta parlando con un software?" Sì, nella prima frase, a ogni chiamata. Niente in questo sistema dipende dal fatto che chi chiama creda il contrario.
• "Dove risiedono la registrazione e la trascrizione?" Nel tuo account, visibili agli utenti che inviti, esportabili ed eliminabili da te. handlo non è un prodotto di conservazione documentale e non finge di esserlo.
• "I nostri criteri di acquisizione cambiano per area di competenza." Allora scrivili per ogni area. Una controversia locatore-inquilino e una pratica di diritto del lavoro producono campi diversi.
• "Siamo regolamentati su come parliamo con i potenziali clienti." Ed è esattamente per questo che handlo è istruito a raccogliere i dati e fermarsi lì. Non qualifica una pratica, non ne stima il valore e non dice se lo studio può occuparsene.

Istruito a non fare mai

• Nessun consiglio, nessun giudizio sul merito e nessun commento su una scadenza oltre a registrare la data indicata da chi chiama.
• Nessun preventivo sugli onorari. Registra che è stata chiesta informazione sul costo e la instrada insieme al resto.
• Nessuna promessa che lo studio agirà, e nessun incarico di alcun tipo — un assistente non può instaurare un rapporto professionale per conto dello studio.

Come una pratica arriva alla scrivania giusta

Qui il prodotto è l'instradamento; rispondere al telefono è solo il minimo indispensabile.

• Ogni area di competenza può avere i propri destinatari, così una pratica arriva a un avvocato e al suo assistente legale invece che in una casella condivisa.
• Ogni chiamata diventa un registro scritto con chi ha chiamato, la classificazione e un timestamp, ricercabile in seguito.
• I nomi per il controllo dei conflitti arrivano in campi dedicati invece che nascosti in un paragrafo, così il controllo si esegue prima che qualcuno richiami.