Recepcionista virtual con IA para despachos de abogados

Un número, cinco tipos de llamada distintos

La línea principal de un despacho recibe a posibles clientes, clientes actuales con asuntos abiertos, la parte contraria, notificadores judiciales, personal de los juzgados, y una rotación constante de proveedores vendiendo software de gestión documental. Una recepcionista los distingue en dos frases. Un buzón de voz no, y por eso el buzón compartido se llena de mensajes que nadie reclama.

handlo hace primero la pregunta que aclara todo — asunto nuevo, expediente ya abierto, u otra cosa — y todo lo demás se deriva de esa respuesta. Los asuntos nuevos se enrutan por área de práctica junto con los nombres para el chequeo de conflictos. Los expedientes abiertos llevan la referencia del asunto y el contenido del mensaje. A los proveedores se les recoge el mensaje y no reciben más atención.

Lo que preguntan los despachos antes de enrutar su línea principal

• "¿Se le dice a quien llama que está hablando con un software?" Sí, en la primera frase, en cada llamada. Nada de esto depende de que quien llama crea lo contrario.
• "¿Dónde viven la grabación y la transcripción?" En tu cuenta, visibles para los usuarios que invites, exportables y eliminables por ti. handlo no es un producto de conservación de expedientes y no pretende serlo.
• "Nuestros criterios de captación varían según el área de práctica." Entonces escríbelos por área. Un litigio de arrendamiento y un asunto laboral generan conjuntos de campos distintos.
• "Estamos regulados en cómo hablamos con posibles clientes." Que es exactamente por lo que está instruido para recoger los datos y detenerse ahí. No califica un asunto, no estima su valor, ni dice si el despacho puede ayudar.

Instruido para no hacer nunca

• Ningún consejo, ninguna opinión sobre el fondo del asunto, y ningún comentario sobre un plazo más allá de anotar la fecha que dio quien llama.
• Sin presupuestos de honorarios. Registra que se preguntó por el coste y lo enruta junto con el resto.
• Ninguna promesa de que el despacho actuará, y ningún tipo de contratación — un asistente no puede formalizar una relación en nombre del despacho.

Cómo llega una captación al escritorio correcto

Aquí el producto es el enrutamiento; atender el teléfono es solo el mínimo indispensable.

• Cada área de práctica puede tener sus propios destinatarios, para que una captación llegue a un abogado y su paralegal en lugar de a una bandeja compartida.
• Cada llamada se convierte en un registro escrito con quien llama, la clasificación y una marca de tiempo, buscable después.
• Los nombres para el chequeo de conflictos llegan como campos propios en lugar de enterrados en un párrafo, para que la comprobación se haga antes de que nadie devuelva la llamada.