So richten Sie Anrufweiterleitung für Ihr kleines Unternehmen ein

Um Anrufweiterleitung für Ihr kleines Unternehmen einzurichten, entscheiden Sie, welche Anrufe weitergeleitet werden sollen und wohin, aktivieren Sie es dann von Ihrem Telefon mit einem Stern-Code Ihres Betreibers — normalerweise etwas wie *72, um die Weiterleitung zu aktivieren, und *73, um sie zu deaktivieren, gefolgt von der Zieltelefonnummer. Die meisten Betreiber ermöglichen Ihnen auch, es von Ihrem Online-Konto oder Ihrer App aus umzuschalten. Der ganze Prozess dauert nur wenige Minuten, und sobald er aktiviert ist, werden Anrufe an Ihre Geschäftsnummer zu dem Ziel weitergeleitet, das Sie angeben.

Die einzige wirkliche Entscheidung ist, ob Sie jeden Anruf weiterleiten oder nur Anrufe unter bestimmten Bedingungen weiterleiten. Treffen Sie diese Entscheidung richtig und der Rest ist nur ein Code-Eingang.

Bedingte vs unbedingte Weiterleitung: Was möchte ich?

Es gibt zwei Möglichkeiten zu leiten, und die meisten Unternehmen verwenden eine Mischung:

• Unbedingte Weiterleitung sendet jeden Anruf sofort an das Ziel — Ihre Geschäftsnummer klingelt nie auf Ihrem eigenen Telefon. Verwenden Sie dies, wenn das Ziel immer antworten sollte, z.B. wenn Sie Ihre Hauptleitung während einer Feier oder Schließung an einen Telefonservice weiterleiten.
• Bedingte Weiterleitung leitet nur in bestimmten Situationen weiter:
  • Weiterleitung bei Nichtantwort — Ihr Telefon klingelt zuerst, wird weitergeleitet, wenn Sie nicht innerhalb weniger Klingel antworten.
  • Weiterleitung bei Besetzung — leitet nur weiter, wenn Sie bereits in einem Anruf sind (dies ist Ihr Sicherheitsnetz für Spitzenlast).
  • Weiterleitung bei Unerreichbarkeit — leitet weiter, wenn Ihr Telefon ausgeschaltet ist oder kein Signal hat.

Eine häufige Einrichtung für kleine Unternehmen ist: Antwort in Person, wenn Sie können, Weiterleitung bei Nichtantwort und bei Besetzung an ein Backup-System, das immer antwortet, und Umschalten auf unbedingte Weiterleitung außerhalb der Öffnungszeiten. Für die zugrunde liegenden Konzepte konsultieren Sie unseren Glossareintrag zur Anrufweiterleitung.

Wie aktiviere ich Weiterleitung mit Stern-Codes?

Stern-Codes sind die kurzen Wahlsequenzen, die die Weiterleitung von jedem Telefon aus aktivieren. Die genauen Codes variieren je nach Betreiber, daher bestätigen Sie die Ihrigen, bevor Sie sich darauf verlassen — aber konzeptionell funktionieren sie folgendermaßen:

1. Heben Sie Ihren Telefonhörer ab und holen Sie sich ein Wahlton auf der Leitung, die Sie weiterleiten möchten.
2. Geben Sie den Aktivierungscode ein, dann die Zieltelefonnummer. Dies ist normalerweise *72 gefolgt von der zehnstelligen Nummer, an die Sie weiterleiten (z.B. *72 gefolgt von Ihrer Telefonservicenummer).
3. Warten Sie auf die Bestätigung — ein Ton, ein kurzes Klingel oder eine Sprachaufforderung — und hängen Sie auf. Die Weiterleitung ist jetzt aktiv.
4. Um sie zu deaktivieren, geben Sie den Deaktivierungscode ein — normalerweise *73 — und warten Sie auf den Bestätigungston.

Bedingte Codes (Weiterleitung-bei-Besetzung, Weiterleitung-bei-Nichtantwort) verwenden wieder unterschiedliche Sequenzen und unterscheiden sich auch zwischen Betreibern. Wenn Sie sie nicht finden können, werden sie auf der Support-Seite oder der App Ihres Betreibers aufgelistet, und die meisten Betreiber lassen Sie alles von einem Online-Konto aus einstellen, ohne etwas zu wählen.

Wie leite ich meine Leitung an einen Telefonservice weiter?

Das Weiterleiten an einen Telefonservice ist der gleiche Prozess — das Ziel ist einfach die Nummer des Service statt eines Handys. Das Muster ist:

1. Holen Sie sich die Weiterleitungsnummer von Ihrem Telefonservice (sie befindet sich normalerweise in Ihren Kontoeinstellungen).
2. Entscheiden Sie den Auslöser. Verwenden Sie unbedingte Weiterleitung für Vollzeit-Abdeckung oder bedingte Weiterleitung (bei Nichtantwort und bei Besetzung), wenn Sie zunächst selbst antworten möchten und nur die Anrufe weiterleiten möchten, die Sie nicht bearbeiten können.
3. Aktivieren Sie es mit dem entsprechenden Stern-Code oder in Ihrem Betreiberkonto.
4. Führen Sie einen Testanruf durch an Ihre Geschäftsnummer und bestätigen Sie, dass sie zum Service klingelt und beantwortet wird.

So wandeln Sie eine veröffentlichte Nummer in 24/7-Abdeckung um, ohne die Nummer auf Ihrem Lieferwagen, Ihrer Website oder Ihren Visitenkarten zu ändern. Ein ständig aktiver Service kann außerhalb der Öffnungszeiten antworten, den Anrufer qualifizieren und Ihnen eine Zusammenfassung sendet — sehen Sie sich den Überblick über einen Telefonservice außerhalb der Öffnungszeiten an.

Was sollte ich nach der Einrichtung überprüfen?

Bevor Sie sich darauf verlassen, führen Sie einen schnellen Test durch:

• Rufen Sie Ihre Geschäftsnummer von einem anderen Telefon an und bestätigen Sie, dass sie das richtige Ziel erreicht.
• Testen Sie jede Bedingung, die Sie festgelegt haben — lassen Sie sie klingeln, um Nichtantwort-Weiterleitung zu überprüfen, und rufen Sie an, während Sie auf einer Leitung sind, um Besetzung-Weiterleitung zu überprüfen.
• Bestätigen Sie, dass Sie sie deaktivieren können mit dem Deaktivierungscode, damit Sie nicht daran gehindert werden, weiterzuleiten, wenn Sie dies nicht möchten.
• Notieren Sie sich Ihre Codes irgendwo, damit jedes Mitglied des Teams die Abdeckung umschalten kann, ohne sie suchen zu müssen.

Das Fazit

Die Anrufweiterleitung dauert ein paar Minuten zum Einrichten: Wählen Sie bedingt oder unbedingt, geben Sie den Aktivierungscode Ihres Betreibers (oft *72) plus das Ziel ein und testen Sie. Erteilen Sie es an eine Abdeckung, die wirklich antwortet, und jeder Anruf wird bearbeitet — auch diejenigen, die Sie selbst nicht annehmen können. Um genau zu sehen, was handlo mit jedem weiterleiteten Anruf macht, werfen Sie einen Blick auf Features.