Réceptionniste IA pour les cabinets de droit de la famille

Un seul appel, passé depuis un parking

Ces demandes arrivent dans des conditions qu’aucun autre domaine du droit n’a à anticiper. L’appelant dispose de vingt minutes d’intimité, parfois moins, souvent sur un téléphone que quelqu’un d’autre peut consulter. Il ne laissera pas de message vocal, ne remplira pas de formulaire plus tard, et ne rappellera pas.

handlo est conçu pour terminer cette conversation dans la fenêtre de temps réellement disponible. Un nom et un numéro sûrs à utiliser viennent en premier. Puis le dossier, puis la partie adverse, puis les dates. Si l’appel se termine brusquement, vous avez tout de même quelqu’un à joindre et une consigne sur la façon de le faire.

Ce que veulent savoir ces cabinets

• « La discrétion n’est pas une option ici, c’est l’essentiel. » C’est pourquoi la consigne de rappel est un champ à part entière, et non une ligne noyée dans un paragraphe : ce numéro, ces horaires, message ou pas de message.
• « Nos appelants ont peur d’en dire trop. » handlo prend ce qui lui est donné et n’insiste pas. Une personne qui refuse de nommer la partie adverse est notée comme telle, et votre avocat prend le relais à partir de là.
• « Les conflits d’intérêts doivent être écartés avant que nous parlions. » Le nom de la partie adverse est donc demandé tôt, avant tout échange sur le fond, et livré dans son propre champ.
• « Nous ne voulons pas ressembler à un centre d’appels. » Il répond au nom de votre cabinet avec un ton mesuré et constant, à 9 h comme à 23 h — ce qui correspond mieux à ce dont ces appelants ont besoin qu’un collaborateur débordé à 16 h 55.

Les limites

• Il ne conseille pas, ne rassure pas, et ne dit à personne quels sont ses droits.
• Il ne juge jamais de l’urgence au-delà de noter la date d’audience, l’ordonnance ou l’échéance mentionnée par l’appelant.
• Il ne laisse aucun message lors d’un rappel, sauf si votre propre consigne autorise à en laisser un.

Comment la fiche d’accueil circule

L’intérêt de tout noter, c’est que le rappel se fasse ensuite selon les conditions de l’appelant, et non les vôtres.

• Chaque fiche d’accueil indique en tête la plage horaire sûre et le mode de contact autorisé.
• Les dossiers avec une date déjà fixée sont signalés pour qu’ils ne passent pas après les demandes courantes.
• Les enregistrements et transcriptions restent dans votre compte, accessibles aux utilisateurs que vous invitez, et vous les supprimez selon votre propre calendrier.