Rececionista com IA para escritórios de advogados

Um único número, cinco tipos diferentes de quem liga

A linha principal de um escritório recebe potenciais clientes, clientes existentes com processos em curso, advogados da parte contrária, agentes de citação, funcionários judiciais, e uma rotação constante de fornecedores a vender software de gestão documental. Uma rececionista distingue-os em duas frases. Um atendedor não, e é por isso que a caixa de correio partilhada se enche de assuntos que ninguém assume.

A handlo faz primeiro a pergunta que esclarece tudo — novo assunto, processo existente, ou outra coisa — e tudo o resto decorre dessa resposta. Os novos assuntos recebem encaminhamento por área de prática e os nomes para a verificação de conflitos. Os processos existentes recebem a referência do processo e o conteúdo da mensagem. Os fornecedores têm o recado registado e nenhuma atenção adicional.

O que os escritórios perguntam antes de encaminhar a linha principal

• "Diz-se a quem liga que está a falar com um software?" Sim, logo na primeira frase, em todas as chamadas. Nada aqui depende de quem liga acreditar o contrário.
• "Onde ficam a gravação e a transcrição?" Na sua conta, visíveis aos utilizadores que convidar, exportáveis e elimináveis por si. A handlo não é um produto de retenção de registos, nem finge sê-lo.
• "Os nossos critérios de contacto inicial diferem por área de prática." Então defina-os por área. Um litígio de arrendamento e um assunto laboral produzem conjuntos de campos diferentes.
• "Somos regulados quanto à forma como falamos com potenciais clientes." O que é exatamente a razão pela qual a handlo tem instruções para recolher os dados e parar aí. Não caracteriza um assunto, não estima o seu valor, nem diz se o escritório pode ajudar.

Instruída a nunca fazer

• Nenhum aconselhamento, nenhuma opinião sobre o mérito da causa, e nenhum comentário sobre um prazo além de registar a data que a pessoa indicou.
• Nenhum orçamento de honorários. Regista que a questão do custo foi levantada e encaminha-a com o resto.
• Nenhuma promessa de que o escritório vai atuar, e nenhum tipo de compromisso — uma assistente não pode estabelecer uma relação em nome do escritório.

Como um contacto inicial chega à secretária certa

O encaminhamento é o verdadeiro produto aqui; atender o telefone é o mínimo indispensável.

• Cada área de prática pode ter os seus próprios destinatários, para que um contacto inicial chegue a um advogado e à sua assistente jurídica, em vez de a uma caixa de entrada partilhada.
• Cada chamada torna-se um registo escrito com quem ligou, a classificação e uma hora exata, pesquisável posteriormente.
• Os nomes para a verificação de conflitos chegam como campos próprios, em vez de escondidos num parágrafo, para que a verificação seja feita antes de alguém devolver a chamada.