KI-Rezeptionist für Anwaltskanzleien

Eine Nummer, fünf verschiedene Arten von Anrufern

Eine Firmenlinie trägt zukünftige Kunden, bestehende Kunden auf laufende Dateien, gegnerische Vertreter, Zustelldienste, Gerichtspersonal und eine stetige Rotation von Anbietern, die Dokumentenverwaltung verkaufen. Ein Rezeptionist unterscheidet sie in zwei Sätzen. Eine Mailbox nicht, weshalb der gemeinsame Posteingang mit Elementen gefüllt wird, die niemand besitzt.

handlo stellt die Disambiguierendes Frage zuerst — neue Angelegenheit, aktive Datei oder etwas anderes — und alles danach folgt aus der Antwort. Neue Angelegenheiten erhalten Praxisbereich-Routing und die Conflict-Namen. Laufende Dateien erhalten die Angelegenheitsreferenz und den Substanz der Nachricht. Anbieter bekommen eine aufgenommene Nachricht und keine weitere Aufmerksamkeit.

Was Kanzleien vor der Weiterleitung der Hauptleitung fragen

• "Wird einem Anrufer gesagt, dass sie mit Software sprechen?" Ja, im ersten Satz, bei jedem Anruf. Nichts daran hängt davon ab, dass ein Anrufer etwas anderes glaubt.
• "Wo leben die Aufzeichnung und das Transkript?" Auf Ihrem Konto, sichtbar für die Benutzer, die Sie einladen, exportierbar und löschbar von Ihnen. handlo ist nicht, Aufzeichnungsverwaltungs-Produkt und tut nicht so.
• "Unsere Aufnahmekriterien unterscheiden sich nach Praxisgebiet." Dann schreiben Sie sie pro Gruppe. Ein Vermieterstreit und eine Beschäftigungsmatter erzeugen verschiedene Feldgruppen.
• "Wir unterliegen Bestimmungen darüber, wie wir zu zukünftigen Kunden sprechen." Das ist genau der Grund, warum es unterwiesen wird, Details zu nehmen und zu stoppen. Es charakterisiert keine Angelegenheit, schätzt ihren Wert, oder sagt, ob die Kanzlei helfen kann.

Unterwiesen, niemals zu tun

• Keine Beratung, keine Ansicht zu den Meriten und kein Kommentar zu einer Frist jenseits des Aufschreibens des Datums, das der Anrufer angab.
• Keine Gebührenquoten. Es zeichnet auf, dass Kosten gefragt wurden, und leitet das mit dem Rest weiter.
• Kein Versprechen, dass die Kanzlei handelt, und keine Bindung irgendeiner Art — ein Assistent kann keine Beziehung im Namen der Kanzlei formen.

Wie eine Aufnahme zum richtigen Schreibtisch geht

Das Routing ist das Produkt hier; das Telefon zu beantworten ist Standardausstattung.

• Jedes Praxisgebiet kann seine eigenen Empfänger haben, sodass eine Aufnahme bei einem Anwalt und seinem Paralegal landet, anstatt in einem gemeinsamen Posteingang.
• Jeder Anruf wird zu einem geschriebenen Datensatz mit dem Anrufer, der Klassifizierung und einem Zeitstempel, danach durchsuchbar.
• Conflict-Namen kommen als ihre eigenen Felder, anstatt in einem Absatz begraben zu sein, sodass die Prüfung läuft, bevor jemand zurückruft.