Réceptionniste IA pour cabinets d’avocats

Un seul numéro, cinq profils d’appelants différents

La ligne principale d’un cabinet reçoit des clients potentiels, des clients existants sur des dossiers en cours, la partie adverse, des huissiers, du personnel du tribunal, et un flux constant de fournisseurs qui vendent des logiciels de gestion documentaire. Une réceptionniste les distingue en deux phrases. Une messagerie vocale ne le fait pas, ce qui explique pourquoi la boîte partagée se remplit de messages dont personne ne s’occupe.

handlo pose d’abord la question qui lève l’ambiguïté — nouveau dossier, dossier existant, ou autre chose — et tout ce qui suit découle de la réponse. Les nouveaux dossiers sont orientés par domaine d’activité, avec les noms nécessaires au contrôle des conflits d’intérêts. Les dossiers en cours obtiennent la référence du dossier et le contenu du message. Les fournisseurs reçoivent un message pris en note, sans plus.

Ce que les cabinets demandent avant d’acheminer leur ligne principale

• « L’appelant est-il informé qu’il parle à un logiciel ? » Oui, dès la première phrase, à chaque appel. Rien ici ne repose sur le fait que l’appelant croie le contraire.
• « Où sont conservés l’enregistrement et la transcription ? » Dans votre compte, visibles par les utilisateurs que vous invitez, exportables et supprimables par vos soins. handlo n’est pas un outil d’archivage et ne prétend pas l’être.
• « Nos critères d’accueil diffèrent selon le pôle d’activité. » Alors définissez-les pôle par pôle. Un litige entre bailleur et locataire et un dossier de droit du travail ne produisent pas les mêmes champs.
• « Notre façon de nous adresser aux clients potentiels est encadrée par la réglementation. » C’est précisément pourquoi il reçoit pour instruction de relever les informations et de s’arrêter là. Il ne qualifie jamais un dossier, n’en estime pas la valeur, et ne dit pas si le cabinet peut aider.

Ce qu’il a pour consigne de ne jamais faire

• Aucun conseil, aucun avis sur le fond, et aucun commentaire sur une échéance au-delà de noter la date mentionnée par l’appelant.
• Aucun chiffrage d’honoraires. Il note que la question du coût a été soulevée et la transmet avec le reste.
• Aucune promesse que le cabinet interviendra, et aucun engagement de quelque nature que ce soit — un assistant ne peut pas nouer une relation au nom du cabinet.

Comment une fiche d’accueil arrive sur le bon bureau

Ici, c’est l’acheminement qui fait la valeur du produit ; répondre au téléphone n’est que le minimum.

• Chaque pôle d’activité peut avoir ses propres destinataires, pour qu’une fiche d’accueil arrive chez un avocat et son assistant juridique plutôt que dans une boîte partagée.
• Chaque appel devient un compte rendu écrit avec l’appelant, la classification et un horodatage, consultable par la suite.
• Les noms nécessaires au contrôle des conflits d’intérêts arrivent dans leurs propres champs plutôt que noyés dans un paragraphe, pour que la vérification se fasse avant même le premier rappel.